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Das große Unternehmer 1x1

Die Aufbewahrung auf sonstigen Datenträgern (Diskette,

Festplatte, Magnetband, CD-ROM) ist zwar theoretisch

möglich, scheitert momentan aber noch an der Sicher-

heit bei langfristiger Aufbewahrung. Kein (magnetischer

und optischer) Datenträger kann bisher die Daten über

die vorgeschriebene Zeit (6 beziehungsweise 10 Jahre) mit

absoluter Sicherheit aufbewahren. Am 23. 5. 2012 hat das

Bundeskabinett das Jahressteuergesetz 2013 beschlossen.

Darin ist u.a. die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen

vorgesehen. Sie sollen nur noch acht Jahre betragen,

ab 2015 sogar nur noch sieben. Verabschiedet ist dieser

Reformentwurf zur Zeit der Drucklegung dieses Handbuchs

allerdings noch nicht.

Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft

WISO Kaufmann ist ein Warenwirtschaftssystem, a/jointfilesconvert/244109/bge-

kürzt auch WWS oder WaWi, das helfen soll, die Waren-

ströme im Geschäftsprozess zu leiten und abzubilden. Die

Einzelmodule Buchhaltung und Lohn, die auch separat zu

erwerben sind, können nicht zu diesem Warenwirtschafts-

system gerechnet werden, auch wenn sie in dieses verzahnt

und mit diesem verbunden sind.

Eine kurze Begriffsklärung

Deshalb eine kurze Begriffsklärung vorweg: Auftragsbear-

beitung und Warenwirtschaft, diese beiden Bezeichnungen

für ein computergestütztes kaufmännisches Abrechnungs-

system spielen in der Praxis und vor allen in Gesprächen um

kaufmännische Software immer wieder eine Rolle. Handelt

es sich um zwei Begriffe für ein und dieselbe Sache? Oder

gibt es tatsächlich Unterschiede?

Dabei ist darauf zu achten, dass das Jahr, in dem der Beleg

entstanden ist, nicht mitgezählt wird.

In mittleren und großen Unternehmen mit erheblichem

Beleganfall kann es sinnvoll sein, nicht die Belege selbst,

sondern eine Kopie mittels Mikrofilm oder eines anderen

Datenträgers aufzubewahren. Hierzu ist ebenfalls im

Handelsgesetzbuch etwas zu finden (§ 257 HGB).

Bilanzen und Jahresabschlüsse dürfen nicht ausschließ-

lich auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Auch das

Original ist zehn Jahre lang vorzuhalten. Für den Rest der

Buchhaltungsunterlagen gilt, dass ein Gerät zur jederzei-

tigen Sichtbarmachung der Belegkopien vorhanden ist.

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